rofiq[at]yuliardi.com

4. Teknologi Informasi
Budaya organisasi akan secara langsung membawa dan menggunakan teknologi informasi yang terdapat dalam organisasi. Karakteristik kultural yang telah disebutkan diatas, semua point akan membutuhkan fleksibel dan budaya sistem terbuka. Sistem tersebut akan meningkat seiring dengan interkoneksi baik inter dan intra organisasi, yang diikuti dan dibuat standar dan protokol.

Teknologi Informasi untuk Inovasi
Dalam bagian ini kita akan membahas organisasi cerdas melalui enam hipotesis schein dalam hubungannya dengan teknologi informasi, dengan penekanan khusus pada role kecerdasan buatan.

4.1 Networking Capacity
Hipotesis IT2A : The capacity of an organization to innovate increases to the extent that it has total networking capacity (schein, 1994)
Organisasi cerdas dapat didefinisikan sebagai organisasi dalam jaringan yang lengkap. Kemajuan organisasi dari sebuah dukungan, organisasi tak terhubung menjadi status cerdas dengan mengikuti tiga tahap model Nolan dan Seger, yaitu Curva S yang menggambarkan pembelajaran organisasi pada teknologi informasi mayor (Nolan and Seger, 1993)., curva tersebut merepresentasikan tiga era, yaitu eras data processing, era micro dan era jaringan (Lihat gambar 2).

Dengan mengingar organisasi cerdas dan era jaringan kita melakukan identifikasi organisasi sebagai kemajuan total capasitas jaringan, baik secara internal maupun eksternal, intranet dan internet, yang dikonfirmasi dengan hipotesis IT1. Kita memperhitungkan era ketiga dan membahas evolusi teknologi dalam era ini. Hal tersebut digambarkan pada gambar 3 dan menampilkan kemajuan organisasi melalui serangkaian level kompetensi teknologi dan pemahaman teknologi. Kemajuan dimulai dengan pengembangan intranet dengan dasar teknologi klien server, yang diikuti dengan inter koneksi dengan menggunakan protokol standar. Fase pengembangan web yang mengikuti dan pembuatan fasilitas secure transaction melalui protokol secure hyper text transfer (S-HTTP). Fase tertinggi dari konektifitas organisasi adalah terpusatnya seluruh penggunaan dan pengelolaan knowledge, baik internal knowledge maupun eksternal knowledge. Knowledge digunakan secara operasional, taktis dan strategis oleh organisasi cerdas dalam kaitannya dengan entitas eksternal. Penggunaan knowledge dan pembuatan organisasi organisasi jaringan yang bagus didorong melalui penggunaan kecerdasan buatan. Dasarnya adalah penggunaan agen kecerdasan, sistem berbasis knowledge dan virtual reality model, melalui standar dan aplikasi yang dibangun dengan standar tersebut.

Gambar 2. Tingkatan Teory Re-Examined

4.2 Routing and Filtering Capacity
Hipotesis IT2A : The capacity of an organization to innovate increases to the extent that it can open and close channels as needed (schein, 1994)
Hipotesis IT2B: The capacity of an organization to innovate increases to the extent that it can filter information into the channels as needed(schein, 1994)

Organisasi Cerdas yang berdasarkan pada kemampuan untuk melakukan inovasi baru dan yang juga merespon kebutuhan pasar lebih cepar dan lebih menguntungkan daripada tipe organisasi yang lain. Kemampuan ini adalah kemampuan untuk membuka dan menutup channel untuk mempertemukan kondisi pasar novel yang spesifik, dan organisasi tersebut memahami diri sendiri proses yang dilakukannya., melalui virtual value chain sehingga filter informasi dapat dilakukan.

Kemampuan untuk meneruskan dan menyaring informasi yang baik sebagaimana jumlah informasi yang diperlukan untuk pertumbuhan organisasi adalah area dimana kecerdasan buatan dapat diaplikasikan dan digunakan. Kombinasi dari dua hipotesis tersebut mengindikasikan kebutuhan organisasi untuk melakukan peninjauan lebih luas hal-hal yang berhubungan dengan kemampuan untuk mengakses lebih banyak channel dari sebelumnya.

Aktifitas tersebut dapat dilakukan ada sebagian atau semua bagian oleh agen kecerdasan secara otomatis. Pada area yang telah pasti dilakukan smart procurement, yang mana informasi produk dapat di peroleh dengan secara otomatis dan jarak jauh dengn menggunakan agen atau jaringan seperti internet, misalnya part.net dan commerce.net. Proses pengadaan dapat diperoleh secara otomatis melalui keputusan yang dilakukan oleh syaraf atau sistem berbasis knowledge yang akan melakukan analisa dan menyaring dari vendor berdasarkan kebutuhan organisasi, sejarahnya dan profile vendor.
Filter juga dapat dilakukan melalui jaringan organisasi dengan dunia luar dan jaringan luar melalui mesin pencari yang cerdas seperti SemioMap (www.semio.com) yang melakukan pengelolaal hasil pencarian berdasarkan konsep dan tujuannya untuk membuka hubungan antara dokumen internet dan dokumen intranet.

Gambar 3. Perkembangan Era Jaringan

4.3 Connectivity to Environment, “Openess” of the System

Hipotesis IT3: The Capacity of an organization to innovate increases to the extent that it has several open channles to and from its environments (schein, 1994).

Konektifitas dalam organisasi cerdas merupakan kunci terhadap kemampuannya untuk bersaing dan berinovasi. Organisasi yang telah terhubung dengan anggota komunitasnya melalui sistem antar-organisasi dan kemudian terhubung dengan komunitas yang lebih luas melalui sistem nilai dari anggota komunitas elektronik. Hal ini akan membantu untuk menciptakan solusi yang adaptif dan inovatif untuk kekuatan dan kebutuhan pasar.

Nilai kecerdasan buatan jelas kelihatan disini, internet dan standarnya adalah merupakan kunci yang bisa membuat akses universal antara customer dan cupplier. Standarisasi juga menjadi halangan yang lebih rendah dan oleh karena itu membuka pasar baru dengan harga rendah untuk bisa mengakses pasar tersebut.

Kunci standar terdapat pada definisi bahasa seperti Knowledge Query and Manipulation Language (KQML), Knowledge Interchange Format (KIF), dan Virtual Reality Markup Language (VZRML). KQML menyediakan sebuah format pesan dan protokol penanganan pesan untuk mendukung run-time agent knowledge sharing. Kemampuan untuk membuat dan menjalankan pesan ditingkatkan melalui standar dan format protokol data dan informasi lain. Format yang memungkinkan adanya pertukaran knowledge antar program dikenal sebagai “Interligua”. KIF adalah merupakan versi prefik dengan urutan pertama, yang mana pengembangannya telah mendukung non-monotonic reasoning dan definisi. KIF juga dapat menggambarkan meta knowledge, sehingga oleh karena itu juga dapat mendukung penciptaan sistem berbasis knowledge (Plant 1997). Pengembangaan dua format tersebut saat ini termasuk dalam sharing knowledge dan dalam distributed setting sebagai bagian dari proyek shared dependency Engineering (SHADE) yang mana banyak agen yang melekat pada protokol yang telah dibangun dan tersedia seperti router berbasis konten, matchmaker, control agent, Parman (http://www-ksl.stanford.edu/knowledge-sharing/agents.html ). Sebagai konektifitas organisasi maka diperlukan hubungan tidak hanya data tetapi juga visual. Hal ini akan dapat didorong melalui virtual reality model dan didukung oleh VRML. Hubungan Supplier-pembeli dalam banyak organisasi menjadi meningkat bergantung pada putaran waktu yang rendah dan kerja yang berkualitas tinggi, yaitu sebuah keadaan meningkatkankonektifitas melalui VR modeling. Tema konektifitas adalah merupakan kelanjutan dari riset saat ini dari informasi yang telah disharing, sebagaimana dapat dilihat dengan program ARPA dalam hal sharing knowledge yang mempunyai tujuan memfasilitasi penggunaan kembali knowledge dan sistem berbasis knowledge. Kemampuan untuk menghubungkan protokol dan format standar tersebut dilakukan dengan proyek seperti CYC (dengan menggunakan bahasa CycL sendiri) (www.cs.umbc.edu/~narayan/proj/doc.html) akan membuat peningkatan yang signifikasn untuk dijadikan konstruksi sistem berbasis knowledge korporat.

4.4 Capacity to Envolve One’s Own IT system Technologically
Hipotesis IT4: The capacity of an organization to innovate increases to the extent that it can fully understand and implement innovation in information technology itself as these may apply to various aspects of an organization’s taks (Schein, 1994).

Kemapuan organisasi cerdas untuk memahami prosesnya sendiri dan melakukan konfirgurasi ulang sesuai dengan kebutuhan pasar merupakan kunci keunggulan kompetitif organisasi. Kemampuan untuk melakukan konfigurasi ulang sistem ini berbasiskan intra-network organisasi dan fleksibilitasnya. Hal ini ditingkatkan melalui penggunaan sistem korporat berbasis knowledge, yang mana akan menjadi repositori organisasi dalam pembelajaran. Pengaruh kecerdasan buatan tidak lain adalah akan meningkat melalui mekanisme seperti jaringan saraf yang mana juga akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mengambil knowledgenya sendiri dan tumbuh dari knowledge tersebut.

4.5 Presence of an IT subculture
Hipotesis I/C 1: The capacicty of an organization to innovate increases to the extent that it has somewhere inside itself a fully functioning, technologically sophiscated IT system that can be a demonstration of IT’s capacity and source of diffussion to other parts of the organization (Schein, 1994).

Penciptaan sebuah lingkungan IT yang meningkat melalui jaringan sebagaimana digambarkan pada gambar 2. dan 3 akan mengharuskan penciptaan sebuah komunitas informasi yang hebat dari staff sistem. Organisasi cerdas membutuhkan tingkat kemampuan yang tinggi untuk bisa bersaing secara efektif, seperti banyak organisasi yang cepat maju dengan kelebihan konektifitas atau gagal. Komponen kecerdasan buatan adalah merupakan sub-komunitas dalam kelompok sistem.

Robert Plan 1 Stephen Murrell 2
Department of Computer Information Systems University of Miami

3. Inovasi teknologi dan Informasi
Transformasi organisasi dari satu kondisi ke kondisi yang lain memerlukan visi dan leadership dari senior management, selanjutnya dibutuhkan sebuah organisasi yang memiliki karakter inovasi organisasional. Area inovasi organisasi telah dijelaskan oleh Schein dalam hubungan antara organisasi tradisional dan proses transformasi organisasi yang pernah dia alami (Schein, 1994). Kita akan menguraikan model sociotechnical (gambar 1) pada inovasi organisasi untuk mempertimbangkan konteks dimana organisasi Cerdas berada.

Gambar 1. Model Sosioteknikal Inovasi Organisasi

3.1. Dasar-dasar asumsi budaya
Telah ditentukan (Schein, 1985) bahwa issu primer dalam hal kemampuan berkompetisi dan kemampuan beradaptasi organisasi adalah budaya organisasi. Budaya sebuah organisasi dimanifestasikan secara mendasar dalam visi dan misi yang dimiliki organisasi, yang merupakan penjelmaan filosofi kolektif organisasi. Pada organisasi Cerdas asumsi-asumsi kultural tergantung pada faktor-faktor seperti:
 Pencapaian fleksibelitas pada semua aspek value chain organisasi .
 Bahwa sistem informasi merupakan penentu pokok fleksibelitas.
 Managemen relasi antar-perusahaan adalah hal yang vital terhadap kemampuan organisasi dalam memposisikan diri didalam komunitas perdagangan elektronik
 SDM tergantung pada pengetahuan yang dimikiki karyawan
 Interaksi kreatif diantara entitas-entitas karyawan terdidik, sistem dan entitas eksternal perusahaan dalam memfasilitasi daya saing organisasi

Telah terciptanya satu set asumsi-asumsi kultural,dampaknya bergantung pada proses socioteknikal lain sekarang dapat perkirakan.

3.2 Teknologi Informasi
Kultur organisasi akan mengangkat dan secara langsung mempengaruhi teknologi informasi yang ada didalam organisasi. Teknologi yang digunakan muncul sebagai jawaban, sebagai pendukung terhadap budaya tersebut. Karakteristik kultural yang digambarkan diatas, semuanya menunjuk kepada kebutuhan akan budaya yang bersifat fleksible dan open sistem. sistem-sistem tersebut akan semakin terkoneksi antara secara intra-organisasi dan inter-organisasi, mengikuti dan membuat standar-standar dan protokol-protokol. Selanjutnya penggunaan sistem untuk mengurangi life-cycle memerlukan ketergantungan perluasan operasional dan peningkatan resiko operasional pada sistem yang kritis. Dukungan sistem dapat dengan mudah diatur dan bahkan dioutsourcekan ke pihak ketiga, pengembangan sistem baru yang strategis menjadi aspek peneliltian dan perluasan organisasi. Sistem strategis yang baru tersebut terlibat dengan cepat dalam penggunaan operasional baik perawatan komptetitif maupun untuk meningkatkan fleksibilitas. Komponen vital yang berpengaruh terhadap semua aspek teknologi secara bersama baik faktor manusia, knowledge worker pada level sistem dan level strategis.

3.3 Struktur Organisasi
Budaya organisasi juga berakibat langsung pada struktur organisasi. Sifat dasar dan konfigurasi praktek kerja dan proses- proses. Model sosioteknologi mengasumsikan bahwa struktur tidak dapat dipisahkan dari budaya organisasi. Hal ini dapat digunakan dalam lingkunngan yang cerdas dimana perubahan budaya melalui teknologi informasi dapat diterima dan penerimaan tersebut akan memudahkan fleksibilitas kerja yang dilakukan oleh pegawai, dan fleksibilitas proses- proses dalam organisasi.

3.4 Proses-proses organisasi
Budaya yang diadopsi oleh organisasi juga direflesikan oleh sifat proses-proses organisasi dan komunikasi dalam lingkungan proses-proses tersebut. Transformasi proses value chain melalui teknologi berakibat pada aktifitas pendukung dan aktifitas utama. Fokus perubahan tersebut menjadi fleksibilitas proses baik dalam fungsi maupun kecepatan operasi: dasar utama organisasi cerdas.

3.5 Inovasi organisasi

Model sosioteknologi Schein telah mengidentifikasi hubungan antara budaya, struktur, proses dan teknologi informasi dalam sebuah organisasi untuk membuat perusahaan yang inovatif. Adaptasi dari asumsi Schein menetapkan dasar lingkungan cerdas adalah sebagai berikutl;
 Pasar adalah status berkelanjutan perubahan tetapi organisasi tersebut dapat dilanjutkan dengan reposisi untuk menjadi efektif dalam pasar tersebut.
 Knowledg worker dalam perusahaan yang cerdas adalah dirisendiri dalan statu yang berkelanjutan dalam hal peningkatan skill untuk memenuhi kebutuhan pasar.
 Organisasi cerdas memposisikan dirinya untuk menjadi sukses dalam hubungan jangka pendek. Dan juga kapitalis yang bergantung pada pengalaman untuk bisa memposisikan dalam jangka panjang dalam pasar.
 Organisasi dapat bekerja dalam beberapa pasar pada waktu yang sama untuk setiap perencanaan kompetitif yang berbeda.
 Pasar terlibat komunitas antar-perusahaan yang tertarik.
 Bentuk pasar adalah sebagian atau semua elektronik.
 Subbudaya terdapat dalam lingkungan pasar.

Dari sini kita dapat mengidentifikasi apa yang didefinisikan Schein sebagai karekteristisk teknologi informasi untuk inovasi, dan menyesuaikan karakteristik tersebut untuk organisasi cerdas. Karakteristik tersebut didefinisikan melalui sekumpulan hipotesis, dimana enam diantaranya akan dibahas dalam bagian berikutnya.